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La Biblioteca Civica ha approntato una scheda che permette la ricerca di ogni singolo documento mediante alcuni elementi essenziali che lo identificano. Ogni scheda è stata perciò suddivisa nei seguenti sette campi:

Volume e collocazione: individua il volume fattizio e la posizione del documento all’interno di esso

Vicedomino: riporta il nome del vicedomino redattore del quaderno

Luogo: riporta la data topica

Data: riporta la data cronica

Indizione: riporta l’indizione, segnala, tra parentesi, gli eventuali errori del testo

Negozio giuridico: riporta il tipo di negozio certificato nel documento. Nel caso in cui questo identifichi più negozi giuridici contemporaneamente, questi sono riportati con una barra di separazione. Il campo del negozio giuridico, nel corso della catalogazione è stato ampliato con l’aggiunta di ulteriori informazioni oggi consultabili, nella loro completezza, presso la Sala Kandler dell’Archivio Diplomatico.

Nome degli esibenti: riporta il nome di coloro che producono la documentazione, secondo la grafia usata dai diversi notai che scrivono l’originale e che viene rispettata dai vicedomini. Quando possibile, accanto al nome è stata data anche l’indicazione del mestiere esercitato dall’esibente.
Tra parentesi vengono riportate le eventuali diversità riscontrabili nei nomi degli esibenti riportati dai vicedomini accanto al testo ricopiato, allo scopo di ritrovare con facilità la documentazione, se richiesta. Per effettuare la ricerca nel campo degli esibenti, si tenga presente che gli stessi sono stati introdotti nella forma latina del nominativo. A questo proposito, si fa presente che nel corso della catalogazione sono state ampliate alcune voci e tra queste, appunto, quelle del campo in questione, per cui si è pensato di aggiungere ai nomi degli esibenti quelli dei destinatari, separati da una barra.

La catalogazione, consistente in 15000 schede ed estesa su tutti i documenti del XIV secolo, mentre si sta già lavorando per coprire anche il secolo successivo, verrà completata con l’assunzione digitale di tutto il materiale che così potrà essere consultato senza gravare sugli originali che, per la loro unicità, devono essere garantiti dall’usura.

I frequentatori dell’Archivio Diplomatico hanno a disposizione un computer sul quale effettuare le loro ricerche con la competente assistenza degli addetti alla sala Kandler. Oltre ai Vicedomini, saranno consultabili anche gli Statuti del 1318 e del 1350. La Biblioteca Civica intende continuare questo lavoro di inventariazione e catalogazione mettendo a disposizione dei ricercatori strumenti sempre più completi e facilmente accessibili.